TERMENI ȘI CONDIȚII DE UTILIZARE

documat.ro – platforma management documente

CAPITOLUL I. Preambul

Vă rugăm să citiți termenii și condițiile de utilizare înainte de a folosi platforma DOCUMAT sau alte soluții conexe din ecosistemul software.

DOCUMAT este o platformă de tip software as a service dezvoltată de S.C. TIBERIUS MEDIA GROUP CONSULTING S.R.L. în România. Prezentul document reprezintă un acord legal între dumneavoastră și S.C. TIBERIUS MEDIA GROUP CONSULTING S.R.L privind utilizarea și accesul în DOCUMAT sau alte soluții ce aparțin companiei/ Veți putea utiliza platforma numai în conformitate cu acești termeni și cu legislația din țară și din spațiul european în vigoare.

Art. 1 – IDENTIFICAREA PĂRȚILOR

1.1. S.C. TIBERIUS MEDIA GROUP CONSULTING S.R.L., persoană juridică română cu sediul în cu sediul social in Str. Aleea Vergului nr. 1, Sector 2, MUNICIPIUL BUCUREŞTI, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/15779/2017, CUI RO38217156, atribut fiscal RO, cont RO34INGB0000999907165980, deschis la ING Bank, reprezentată legal de Dl. Coman Paul-Tiberius, în calitate de Administrator, operator al platformei DOCUMAT denumită în continuare PRESTATOR

și,

1.2. Clientul, beneficiarul final al platformei Documat și al tuturor serviciilor acesteia sau interconectate cu aceasta, în mod direct sau prin utilizatorii săi

au agreat următoarele:

Art. 2 – DESCRIEREA SERVICIILOR

2.1. Serviciile oferite prin intermediul platformei sunt oferite sub formă de abonament cu plată recurentă. Platforma Documat oferă servicii puse la dispoziție prin intermediul microserviciilor sau platformelor din ecosistem sau prin intermediul a soluții din portofoliul TMG Consulting ori a afiliaților

2.2. Oferta precum și serviciile oferite vor fi modificate periodic în funcție de modificările legislative sau de mediul antreprenorial și în funcție de obiectivele interne de satisfacere ale nevoilor generale ale pieței fără a fi necesară o notificare în prealabil.

Art. 3 – BAZA LEGALĂ

3.1. Legea 365/2002 privind comerțul electronic cu modificările aduse prin legea 121/2006 este punctul de referință al prezentului contract. Conform Art. 7, (1) Contractele încheiate prin mijloace electronice produc toate efectele pe care legea le recunoaşte contractelor, atunci când sunt întrunite condiţiile cerute de lege pentru validitatea acestora; (2) Pentru validitatea contractelor încheiate prin mijloace electronice nu este necesar consimţământul prealabil al părţilor asupra utilizării mijloacelor electronice; (3) Proba încheierii contractelor prin mijloace electronice şi a obligaţiilor care rezultă din aceste contracte este supusă dispoziţiilor dreptului comun în materie de proba şi prevederilor Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronică.

3.2. Compania certifica faptul ca va respecta drepturile conferite de Legea nr. 677/2001 privind protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date,

3.3. Tot continutul siteurilor (text, grafice, imagini, butoane, clipuri, script-uri, programe si orice alte date) este proprietatea TIBERIUS MEDIA GROUP SRL si/sau a asociatilor, a partenerilor si/sau a furnizorilor sai si este protejat in conformitate cu Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor şi drepturile conexe. Graficele, emblema, antetul si imaginile nu pot fi folosite in legatura cu produse sau servicii care nu apartin companiei, intr-o maniera care sa creeze confuzie printre utilizatori sau care sa discrediteze solutiile software sau firma TIBERIUS MEDIA GROUP SRL.

3.4. Orice incalcare a drepturilor de autor poate fi sesizata la contact@documat.ro

3.5. Acceptarea contractului: contractul se încheie în momentul în care comanda sau acceptarea dvs. ajunge la noi, chiar dacă noi nu am luat cunoștință de aceasta. De asemenea, contractul se consideră încheiat și în momentul în care dvs. efectuați un act sau fapt concludent, precum accesarea Serviciilor, completarea formularelor de preînscriere, solicitarea de conturi demo, crearea de subconturi pentru alți utilizatori, interogarea datelor companiei prin APIul propriu din formularele din site pentru preinscriere sau solicitarea / plata facturii.

3.6. Ne angajăm să respectăm Ordonanţă nr. 21/1992 a ANPC privind protecția consumatorilor cu modificările din următoarele acte:

– Legea nr. 363/2007 publicată în MOF nr. 899 din 28/12/2007

– O.U.G. nr. 174/2008 publicată în MOF nr. 795 din 27/11/2008.

Art. 4 – DEFINIȚII

4.1. Se vor considera următoarele înțelesuri pentru termenii utilizați în prezentul document, fără a ne limita doar la aceste definiții dacă anumiți termeni au o utilizare pe deplin înțeleasă în mod uzual.

Utilizator	Persoana care utilizează in mod efectiv oricare dintre functionalitatile platformei, inclusiv pe cele cu acces liber.
Beneficiar	Persoana juridica sau entitatea care beneficiaza de serviciile oferite si de accesul la platforma si care poate avea unul sau mai mulți utilizatori.
Vizitator	o persoană fizică ce a accesat unul dintre site-urile de prezentare ale platformei în spațiile cu acces liber/public, fără a achiziționa serviciile sau fără a utiliza serviciile demo
Potențial Client	persoana juridică, un profesionist sau orice entitate care își face cont de utilizator și testează Serviciile pentru o perioadă limitată de timp
Client plătitor	Persoana juridica ce efectueaza plata serviciilor pentru sine sau pentru un alt beneficiar.
Date cu caracter personal	Datele cu caracter personal sunt orice informații care se referă la o persoană fizică identificată sau identificabilă. Informațiile diferite care, adunate, pot duce la identificarea unei anumite persoane constituie și ele date cu caracter personal conform RGDP al Comisiei Europene
Soluția/platforma Documat	Platforma la care fac referire serviciile prestate/furnizate si la care clientul/beneficiarul primește acces in mod direct sau prin intermediul utilizatorilor sai,.
Prestator	SC TIBERIUS MEDIA GROUP SRL, persoană juridică specializată în dezvoltarea de software orientat client, în special platforme software as a service. Prestatorul va mai fi identificat și ca Furnizor, TMG Consulting (denumire comercială), Documat.
Administrator	Prestatorul mai este denumit și sub termenul de “Administrator platformă” întrucât va administra informațiile din platformă prin resurse proprii, terți sau automatizări.
Servicii	orice produse sau soluții software oferite de către prestator, inclusiv soluții adiacente platformei
Demo	accesul liber, temporar gratuit la părți din soluția software în baza unor condiții sau a unor oferte
Comanda	comanda de achizitionare a unuia sau mai multor servicii
Contract	prezentul document juridic având ca și obiect prestarea de servicii și punerea la dispoziție a platformei Documat și a soluțiilor conexe de către Prestator către clident. În lipsa unui alt contract scris, efectuarea plății, acceptarea prezentului document privind termenii și condițiile de utilizare prin oricare modalitate (înscriere formular, formular comanda, acceptare oferta, inregistrare cont) reprezinta contractul între dumneavoastră și TMG Consulting. Contractul prezernt poate fi denumit și Contractul, “Contract de furnizare servicii”.
Durata contractului	Contractul se încheie pe o durată de 12 luni sau conform ofertei acceptate de Beneficiar (“perioada initiala”) si intra in vigoare la data semanrii sau acceptarii de catre ambele parti contractante a termenilor ori a ofertei ori de la data platii, a comenzii sau a accesarii serviciilor. Contractul se prelungește automat cu noi perioade de timp egale cu perioada inițială (“perioade ulterioare”), dacă niciuna dintre parți nu notifică încetarea contractului cu 30 de zile înainte ca o nouă perioadă să înceapă să curgă.
Ciclu de facturare al serviciilor	Reprezintă periodicitatea subscripției la care beneficiarul trebuie să achite respectivele servicii pentru a-și păstra accesul. Plata se efectuează la începutul ciclului de facturare, iar accesul este condiționat de plată.

CAPITOLUL II. Obiectul contractului și acceptanța termenilor de utilizare

Art. 5 – Obiectul Contractului

5.1. Prestatorul se obligă să dea Beneficiarului în folosință și închiriere Platforma, în regim SaaS, pe durata stabilită în prezentul Contract.

5.2. În cazul instalărilor dedicate sau de tip White Label, se va atașa o anexă cu noi termeni și condiții specifice după caz.

Art. 6 – Funcționalități

6.1. Platforma oferă următoarele funcționalități principale:

Emiterea și gestionarea facturilor
Evidența clienților și furnizorilor
Generarea de rapoarte de facturare
Integrare cu alte sisteme informatice
Acces online securizat
Arhivare documente trimise și primite în SPV indiferent de soluțiile software utilizate
Automatizări procese
Transfer electronic de documente

6.2. Alte servicii și funcționalități vor putea fi prezentate în diverse modalități precum: newslettere, documentații tehnice publice sau private, sesiuni de training, broșuri sau materiale video.

Art. 7 – Documentație

7.1. Prestatorul va pune la dispoziția Beneficiarului documentația tehnică a Platformei sau a soluțiilor din ecosistem, incluzând instrucțiuni de utilizare, ghiduri de implementare și documentație referitoare la RESTful API (Application Programming Interface).

7.2. Beneficiarul sau utilizatorii acestuia vor semnala prin formularul de contact eventualele erori sau informații lipsă din documentație.

7.3. Administratorul platformei DOCUMAT va depune eforturi pentru actualizarea în timp util a documentației tehnice, însă, fără a afecta procedurile interne, comunicate numai intern privind dezvoltarea de funcționalități sau actualizări de securitate.

CAPITOLUL III – Durata Contractului, preț, costuri

Art. 8 – Durata

8.1. Contractul se încheie pe o durată de 12 luni sau conform ofertei acceptate de Beneficiar (“perioada initiala”) si intra in vigoare la data semanrii sau acceptarii de catre ambele parti contractante a termenilor ori a ofertei ori de la data platii, de la data comenzii sau a accesarii serviciilor.

8.2. Contractul se prelungește automat cu noi perioade de timp egale cu perioada inițială (“perioade ulterioare”), dacă niciuna dintre parți nu notifică încetarea contractului cu 30 de zile înainte ca o nouă perioadă să înceapă să curgă.

Art. 9 – Reziliere si/sau încetare servicii, întreruperi servicii

9.1. Prezentul Contract poate fi reziliat de către oricare dintre părți, cu respectarea unui preaviz de 30 de zile, comunicat în scris celeilalte părți.

9.2. Furnizorul poate întrerupe accesul la servicii și informații instant cu primul minut de la depășirea termenului de plată al unui ciclu de facturare.

9.3. Beneficiarul este responsabil de colectarea informațiilor din platformă înainte de a solicita o eventuală reziliere a contractului precum și înainte de expirarea serviciilor, dacă va intenționa să nu mai prelungească abonamentele.

9.4. Întreruperea serviciilor este temporară, iar accesul poate fi restabilit imediat ce se efectuează plata soldurilor restante

9.5. Încetarea serviciilor este permanentă și presupune inclusiv pierderi de date în mod permanent. Reluarea serviciilor, în acest caz, se va efectua de la “zero” cu conturi noi și date de acces noi.

9.6. În cazul în care există suspiciuni de utilizare în mod fraudulos sau fără drepturi a datelor unei companii, administratorul platformei își rezervă dreptul de a întrerupe serviciile și de a anunța instituțiile abilitate să efectueze cercetări.

9.7. Accesul poate fi întrerupt temporar și în alte situații printre care: solicitare date KYC (know your customer), proceduri AML (anti money laundering), verificări privind autenticitatea entității beneficiare ori a reprezentanților legali, fără a ne limita doar la aceste situații.

9.8. Condițiile de reziliere a contractului de către fiecare parte

Beneficiarul trebuie să achite soldul înainte de a beneficia de drepturile rezilierii, în maxim 30 de zile de la solicitare sau de la scadența ultimei plăți solicitate.
Prestatorul va păstra accesul doar pentru citirea datelor pe perioada de dinainte de terminarea serviciilor. Anumite tipuri de exporturi către soluții terțe ar putea fi dezactivate întrucât sunt oferite ca servicii în cadrul platformei și în baza abonamentelor plătite.

9.9. Prezentul contract inceteaza in urmatoarele cazuri:

partile convin de comun acord incetarea contractului;
neindeplinirea sau indeplinirea defectuoasa repetata a obligatiilor contractuale de catre una din parti;
decizia unilaterala a uneia dintre parti, transmisa in scris celeilalte parti; receptia notificarii de incetare trebuie sa aiba loc cu minimum 30 zile calendaristice inainte de data stabilita pentru incetarea colaborarii;
in caz de dizolvare, lichidare, faliment, retragerea autorizatiei de functionare a unuia din contractanti, caz in care partile vor fi tinute a indestula datoriile uneia catre alta, datorii rezultate pana la momentul interventiei cauzei de disparitie.

9.9. Procedura de predare a datelor utilizatorului la terminare

Beneficiarul are dreptul de a-și colecta singur datele din platformă înainte de terminarea serviciului.
Prestatorul nu este obligat să efectueze exporturi de date sau să dezvolte scripturi pentru exporturi în anumite formate.
Datele disponibile a fi colectate sunt cele vizibile și prezente în interfața vizuală cu acces read-only.
În cazul în care accesul a fost deja terminat, beneficiarul datelor poate solicita o dezarhivare a anumitor informații precum (efacturi, documente XML, date brute) în situația în care nu s-a optat pentru ștergerea instant a acestora la reziliere și în situația în care aceste informații mai sunt prezente în backup-uri. Obținerea datelor din arhiva va fi tarifată în funcție de complexitatea solicitării.

CAPITOLUL III – Preț și Modalități de Plată

Art. 10 – Modalități de plată

10.1. Plata se efectuează la începutul ciclului de facturare, iar accesul este condiționat de plată

10.2. Tarifele sunt influențate de perioada de plată în avans (ciclu de facturare), pachete și discounturi.

10.3. Modalitățile de plată acceptate sunt: plata online cu cardul (activare instant) și transfer bancar (activare în 1-2 zile lucrătoare).

10.4. Termenul de plată la începutul unui ciclu de facturare este de 5 zile.

10.5. Accesul va fi furnizat sau restabilit imediat după confirmarea plății și procesarea în sistemul nostru

10.6. Factura fiscală va fi emisă automat după efectuarea plății.

Art. 11 – Preț

11.1. Tarifarea se efectuează în funcție de pachetele afișate la anumite momente de timp pe siteul de prezentare sau în interiorul platformei ori în funcție de ofertele acceptate la un anumit moment.

11.2. Prețurile pachetelor se pot modifica în timpul executării respectivelor subscripții cu notificarea in prealabil a Beneficiarului cu cel puțin 30 de zile înainte

11.3. Anumite pachete sau tipuri de subscripții pot să fie înlocuite pe parcurs cu alte alternative îmbunătățite și cu ajustări de preț aferente. Beneficiarul poate opta pentru celelalte alternative în cazul în care un pachet de servicii sau funcționalități nu mai este disponibil.

11.4. Solicitările de personalizare nu sunt incluse în abonamente. Acestea vor fi ofertate și facturate beneficiarului.

CAPITOLUL IV – Obligațiile Părților

Art. 12 – Obligațiile Prestatorului

Prestatorul se obligă:

12.1. Să pună la dispoziția Beneficiarului Platforma, în regim SaaS, pe durata stabilită în prezentul Contract.
12.2. Să asigure mentenanța și asistența tehnică a Platformei pe parcursul duratei contractuale.
12.3. Să remedieze eventualele erori sau defecțiuni ale Platformei în termen rezonabil de la notificarea Beneficiarului dacă acestea reprezintă probleme ce pun în pericol utilizatorii platformei ori datele acestora sau dacă blochează funcționarea platformei
12.4. Să respecte confidențialitatea datelor Beneficiarului stocate în Platformă.
12.5. Prestatorul depune toate eforturile pentru a oferi permanent accesul la serviciile oferite, dar nu poate garanta disponibilitatea serviciului decat in masura de 99.8%. Perioada de disponibilitate nu include perioadele de mentenanta anuntate in prealabil prin email sau in cadrul serviciului, insa include acele perioade de mentenanta neanuntate. Ca atare, avand in vedere dependenta serviciilor oferite de accesul la Internet, posibilele limitari tehnice si de sistem ce pot aparea. Prestatorul isi asuma o obligatie de diligenta in ceea ce priveste disponibilitatea serviciilor conform procentului de mai sus. Daca Clientul nu a putut accesa serviciul din motive imputabile Prestatorului pentru o perioada mai mare decat cea mentionata mai sus, acesta poate cere rambursarea proportionala a abonamentului platit pentru perioada in care serviciul nu a fost disponibil.

Art. 13 – Obligațiile Beneficiarului

Beneficiarul se obligă:

13.1. Să utilizeze Platforma în conformitate cu documentația pusă la dispoziție de către Prestator și cu prevederile prezentului Contract.
13.2. Să nu permită accesul terților neautorizați la Platforma.
13.3. Să ia măsuri de securitate informatică pentru a proteja datele stocate în Platforma.
13.4. Să achite prețul Platformei conform condițiilor stabilite în prezentul Contract.
13.5. Clientul garanteaza datele introduse si poarta intreaga responsabilitate pentru felul si scopul in care utilizeaza serviciile puse la dispozitie de Prestator precum si pentru felul in care configureaza sistemul de utilizatori ce au acces la contul Clientului si comportamentul acestora.
13.6. Clientul este singurul responsabil cu privire la introducerea informatiilor intr-un mod corect si complet, precum si cu pastrarea acuratetii informatiilor sau a actualizarii lor in cont
13.7. Prestatorul nu poate fi tinut raspunzator in cazul in care Clientul se foloseste de aplicatiile si serviciile puse la dispozitie in scopuri ilegale sau imorale.
13.8. Clientul este de acord ca este singurul responsabil si va despagubi Prestatorul pentru orice paguba, costuri sau limitari de profit care apar ca urmare a oricaror actiuni frauduloase din partea acestuia. Prin prezentul document, Clientul intelege si accepta faptul ca Prestatorul va transmite datele acestuia catre organele de ancheta, in cazul in care legea il obliga sa faca acest lucru.

CAPITOLUL V – Proprietate Intelectuală

Art. 14 – Drepturi de proprietate intelectuală

14.1. Prestatorul este proprietarul de drept al Platformei și deține toate drepturile de proprietate intelectuală aferente acesteia.

Art. 15 – Licență de Utilizare

15.1. Prestatorul acordă Beneficiarului o licență de utilizare a Platformei, limitată la perioada de valabilitate a prezentului Contract și strict în scopul utilizării Platformei pentru activitatea sa proprie.

CAPITOLUL VI – Confidentialitate

Articolul 16 – Transmiterea informațiilor

16.1.Fiecare parte se obligă să păstreze confidențialitatea tuturor informațiilor confidențiale primite de la cealaltă parte în legătură cu prezentul Contract.

16.2. Nici una din Partile contractante nu are dreptul, fara acordul scris prealabil al celeilalte Parti:

de a face cunoscuta orice informatie confidentiala unei terte parti, in afara acelor persoane implicate in derularea si executarea contractului;
de a utiliza orice informatie confidentiala sau la care are acces in perioada de derulare a contractului, in alt scop decat acela de a-si executa obligatiile asumate. Toate informatiile confidentiale trebuie marcate ca atare de partea care le invoca a fi confidentiale.

16.3. Restrictia prevazuta anterior nu va fi aplicabila daca:

informatia era cunoscuta partii contractante inainte ca ea sa fi fost primita in executarea prezentului contract;
informatia era accesibila publicului;
partea in cauza a fost obligata in conformitate cu dispozitiile legale sa dezvaluie informatiile in cauza.
Erau deja publice la momentul dezvăluirii
Deveneau publice ulterior datei dezvăluirii, din motive nelegate de o acțiune sau omisiune a părții care a primit informația confidențială
Trebuie dezvăluite în temeiul legii sau al unei hotărâri judecătorești definitive.

CAPITOLUL VII – Răspundere

Articolul 18 – Răspundere

18.1. Prestatorul răspunde pentru funcționarea necorespunzătoare a Platformei doar în caz de dol sau culpă gravă.

Articolul 19 – Limitarea răspunderii

19.1. Prestatorul nu răspunde pentru pierderile sau daunele indirecte sau consecutive suferite de Beneficiar ca urmare a utilizării Platformei.

CAPITOLUL VIII – Forță Majoră

Articolul 20 – Forță Majoră

20.1. Niciuna dintre părți nu va fi răspunzătoare pentru nerespectarea obligațiilor sale contractuale, dacă o asemenea nerespectare este cauzată de un eveniment de forță majoră.

CAPITOLUL IX – Legea Aplicabilă și Soluționarea Disputelor

Articolul 21 – Legea Aplicabilă

Prezentul Contract se supune legislației din România.

Articolul 22 – Soluționarea Disputelor

Orice dispută care decurge din sau în legătură cu prezentul Contract va fi soluționată pe cale amiabilă. În caz de neajungere la o înțelegere pe cale amiabilă, disputa va fi soluționată de instanțele competente din România.

CAPITOLUL X – Dispoziții Finale

Articolul 23 – Notificări

23.1. Toate notificările și comunicările adresate în temeiul prezentului Contract trebuie să fie făcute în scris și se vor considera primite la data predării către cealaltă parte prin curier sau la data primirii confirmării de primire prin poștă electronică.

23.2. Notificarile privind intreruperile de servicii, mentenantele planificate, schmbarile tarifare sau de pachete vor fi comunicate beneficiarului prin email sau prin intermediul Platformei

Articolul 24 – Clauze Abuzive

Dacă o dispoziție a prezentului Contract este declarată nulă sau inaplicabilă, integral sau parțial, de către o instanță competentă, celelalte dispoziții ale Contractului vor rămâne valabile și aplicabile.

Articolul 25 – Cesionarea

25.1. Prezentul Contract nu poate fi cedat de către Beneficiar fără acordul prealabil scris al Prestatorului..

25.2. Prestatorul poate ceda prezentul contract altei companii în cazul unor operațiuni de tip exit, cu condiția notificării în prealabil a Beneficiarului, cu excepția cazului în care cedarea se face către o entitate care controlează, este controlată de sau este sub control comun cu Prestatorul.